Lo studio “Understanding the role of case management systems in criminal investigations”, di Mads Skipanes, Johannes Pippidis Lorentzen e Sule Yildirim Yayilgan, analizza il ruolo dei Case Management Systems nelle investigazioni criminali, cioè dei sistemi digitali utilizzati per gestire, organizzare, analizzare e documentare le informazioni raccolte durante un’indagine.
Il punto di partenza degli autori è molto chiaro: oggi le indagini dipendono sempre più dai sistemi informativi. Tuttavia, mentre negli ultimi anni molta attenzione è stata dedicata al predictive policing, alla digital forensics e agli strumenti basati su algoritmi, i sistemi di gestione dei casi investigativi sono rimasti meno studiati.
Secondo gli autori, questa è una lacuna importante. Un’indagine non si fonda soltanto sulla raccolta di dati, documenti o prove digitali, ma sulla capacità di trasformare informazioni frammentate in una conoscenza investigativa coerente.
Il problema: raccogliere dati non basta
Uno dei temi centrali dello studio è il sovraccarico informativo. Gli investigatori si trovano spesso a gestire grandi quantità di dati: documenti, dichiarazioni, rapporti, immagini, video, comunicazioni, elementi finanziari, luoghi, persone e collegamenti.
Il problema non è solo avere accesso a queste informazioni, ma riuscire a organizzarle e interpretarle correttamente. Se le informazioni restano disperse, duplicate o difficili da recuperare, l’indagine diventa più lenta e meno efficace.
Per questo, i Case Management Systems non dovrebbero essere considerati semplici archivi digitali. Il loro compito è molto più ampio: devono aiutare l’investigatore a raccogliere, strutturare, collegare e analizzare le informazioni, mantenendo al tempo stesso traccia delle attività svolte e delle decisioni prese.
Predictive policing e digital forensics: strumenti importanti, ma non sufficienti
Gli autori osservano che negli ultimi decenni molta attenzione si è concentrata sui sistemi predittivi, pensati per prevenire o anticipare fenomeni criminali. Tuttavia, questi strumenti hanno spesso prodotto risultati limitati e, in alcuni casi, hanno sollevato problemi legati a bias e presupposti errati.
Anche la digital forensics ha assunto un ruolo sempre più rilevante. È certamente indispensabile nelle indagini moderne, soprattutto quando si analizzano dispositivi, contenuti digitali, file, chat o tracce informatiche. Ma, secondo gli autori, non deve essere la digital forensics a definire l’intero processo investigativo.
La digital forensics è una fonte informativa tra molte altre. Accanto ad essa ci sono dichiarazioni, documenti finanziari, sopralluoghi, rapporti, immagini, video, osservazioni e altri elementi. Il CMS dovrebbe essere il luogo in cui tutte queste fonti vengono integrate in un quadro unitario.
Il principio è semplice ma fondamentale: non deve essere lo strumento tecnico a guidare l’indagine; deve essere l’indagine a stabilire quali strumenti siano necessari.
Lo studio: cosa hanno analizzato gli autori
La ricerca si basa su undici interviste approfondite condotte tra dicembre 2024 e aprile 2025 con investigatori, analisti operativi e figure di coordinamento provenienti da agenzie di Norvegia, Svezia, Francia e Regno Unito.
Gli autori hanno cercato di capire come i CMS vengano effettivamente utilizzati nelle investigazioni criminali, quali funzioni supportino, quali limiti presentino e quali esigenze restino ancora insoddisfatte.
Dall’analisi emerge che i CMS svolgono due funzioni essenziali:
- raccogliere informazioni, attraverso la gestione delle attività investigative, dei documenti, delle azioni assegnate e dei materiali acquisiti;
- elaborare informazioni, trasformando dati disordinati in elementi organizzati, collegati e utilizzabili per comprendere il caso.
In altre parole, il CMS estende la capacità cognitiva dell’investigatore: permette di non dipendere solo dalla memoria individuale, ma da un sistema ordinato e verificabile.
Il flusso investigativo secondo gli autori
Uno dei contributi principali dello studio è la proposta di un flusso investigativo composto da sei dimensioni. Gli autori spiegano che l’indagine non è un processo lineare, ma un insieme di attività che si svolgono spesso in parallelo e si influenzano tra loro.
Le dimensioni principali sono:
- Assegnazione delle azioni e del lavoro. Il CMS consente di creare attività investigative, assegnarle, seguirne lo stato, definirne la priorità e collegarle ai documenti o agli elementi rilevanti.
- Generazione del database del caso. Le informazioni raccolte vengono inserite nel sistema, ordinate, indicizzate e collegate. Questa fase crea la base su cui costruire l’analisi investigativa.
- Scoperta di conoscenza. Una volta organizzate, le informazioni possono essere consultate, confrontate e analizzate per individuare collegamenti, ricostruire timeline, preparare interviste o sviluppare ipotesi.
- Decisioni e documentazione. Un buon sistema non dovrebbe registrare solo cosa è stato fatto, ma anche perché una determinata scelta investigativa è stata compiuta. Questo aumenta trasparenza e responsabilità.
- Controllo di qualità. La revisione dei documenti e delle informazioni consente di individuare errori, discrepanze o lacune, generando eventualmente nuove attività investigative.
- Comunicazione e collaborazione. Le indagini richiedono scambio tempestivo di informazioni. Tuttavia, lo studio mostra che molti sistemi offrono ancora strumenti limitati per la collaborazione interna.
A queste dimensioni si aggiungono due momenti fondamentali: l’apertura del caso e la sua chiusura, cioè la fase in cui il materiale viene organizzato in modo definitivo per l’eventuale utilizzo giudiziario o per l’archiviazione.
Preparare ed esplorare: il cuore dell’analisi investigativa
Gli autori propongono anche un secondo modello, chiamato prepare-explore, cioè preparare ed esplorare.
La fase di preparazione consiste nel dare struttura al materiale: importare documenti, classificarli, leggerli, evidenziare elementi rilevanti, creare schede su persone o entità, collegare numeri, luoghi, veicoli, indirizzi, account o altri dati utili.
Questa fase è spesso manuale e richiede molto tempo, ma è indispensabile. Senza dati ordinati, anche la migliore analisi rischia di essere debole.
La fase di esplorazione, invece, riguarda l’uso delle informazioni preparate per generare conoscenza: cercare collegamenti, creare sintesi, costruire timeline, visualizzare relazioni, individuare contraddizioni e formulare o verificare ipotesi investigative.
Proprio qui emergono molte criticità. Secondo lo studio, diversi CMS attuali sono ancora poco sviluppati sul piano analitico. Spesso non permettono ricerche avanzate nei testi, non gestiscono bene grandi quantità di dati, non integrano pienamente immagini e video e non offrono strumenti sufficienti per visualizzare relazioni, timeline o lacune informative.
I bisogni ancora insoddisfatti
Dalle interviste emergono vari bisogni funzionali.
Gli investigatori chiedono sistemi capaci di integrare meglio le banche dati, evitare duplicazioni, automatizzare l’estrazione di nomi, numeri, luoghi e relazioni dai documenti, gestire grandi dataset e supportare l’analisi di contenuti multimediali.
Un altro bisogno importante riguarda la gestione strutturata delle ipotesi investigative. Tutti gli intervistati riferiscono di formulare e testare ipotesi, ma solo pochi sistemi offrono strumenti specifici per documentarle e seguirne l’evoluzione.
Gli autori segnalano anche la necessità di funzioni per produrre sintesi automatiche, individuare contraddizioni, segnalare lacune informative, creare visualizzazioni più efficaci e migliorare la comunicazione tra gli operatori.
Il punto non è sostituire l’investigatore con la tecnologia. Al contrario, lo studio mostra che gli strumenti digitali devono servire a liberare tempo e capacità cognitiva, aiutando l’investigatore a concentrarsi sull’interpretazione, sulla verifica e sulle decisioni.
Un CMS non deve fare tutto
Nella parte conclusiva, gli autori mettono in guardia da un rischio: costruire sistemi troppo grandi, rigidi e complessi, che pretendano di fare ogni cosa.
Secondo lo studio, un CMS dovrebbe avere un nucleo stabile per le funzioni essenziali: gestione del caso, tracciamento delle attività, documentazione, conservazione delle informazioni, collegamento degli elementi e costruzione del fascicolo.
Le funzioni più specialistiche, come analisi avanzata del testo, riconoscimento di oggetti in immagini o video, analisi di grandi dataset e visualizzazioni complesse, dovrebbero invece essere modulari e collegabili tramite interfacce. In questo modo il sistema rimane affidabile, ma può evolversi nel tempo integrando nuovi strumenti.
Perché è importante anche per le investigazioni private
Sebbene lo studio riguardi le investigazioni criminali, le sue conclusioni sono molto rilevanti anche per le agenzie investigative private.
Anche nelle investigazioni private moderne il valore del lavoro non dipende solo dalla raccolta di informazioni, ma dalla capacità di organizzarle, verificarle e collegarle in modo coerente.
Un’indagine privata può riguardare ambiti molto diversi: questioni familiari, aziendali, patrimoniali, assicurative, difensive o legate alla tutela di un diritto. In tutti questi casi, l’investigatore si trova a gestire fonti differenti: osservazioni sul campo, documenti, immagini, video, informazioni societarie, dati patrimoniali, fonti aperte, elementi temporali, luoghi e relazioni.
Senza un metodo strutturato, anche informazioni importanti possono perdere valore. Al contrario, un dato apparentemente secondario può diventare decisivo se correttamente inserito nel contesto.
Per un’agenzia investigativa privata, questo significa lavorare con un approccio che garantisca:
- ordine nella gestione del caso;
- tracciabilità delle attività svolte;
- chiarezza nella distinzione tra dati verificati e ipotesi;
- qualità nella documentazione;
- report finali comprensibili e utilizzabili;
- rispetto dei limiti normativi e della finalità dell’incarico.
La tecnologia può supportare questo processo, ma non sostituisce l’esperienza investigativa. Il valore aggiunto resta la capacità del professionista di leggere il contesto, valutare l’attendibilità delle informazioni, individuare incongruenze e costruire una ricostruzione utile per il cliente o per il legale.
Conclusione
Lo studio “Understanding the role of case management systems in criminal investigations” mostra che i Case Management Systems sono molto più di semplici contenitori di documenti. Sono strumenti centrali per trasformare informazioni frammentate in conoscenza investigativa.
Il messaggio degli autori è chiaro: l’efficacia di un’indagine dipende dalla capacità di raccogliere dati, organizzarli, collegarli, documentare le decisioni e supportare l’analisi.
Questo principio vale anche nelle investigazioni private. In un contesto in cui le informazioni sono sempre più numerose e complesse, la professionalità di un’agenzia investigativa si misura anche dalla capacità di gestire il caso con metodo, precisione e tracciabilità.
Perché un’indagine efficace non è solo quella che raccoglie più informazioni, ma quella che sa trasformarle in un quadro chiaro, verificabile e utile.